办公室主任应该具备哪些素质呢
俗话说,伴军(打错?)如伴虎,办公室主任可不是好当的办公室副主任要具备哪些素质。但是,办公室主任又是最有前途的。因为,不是可靠的心腹,领导是不会把你放到如此重要的位置的。办公室主任做好了,领导更上层楼,你也跟着更进一步。做不好,就会被领导踢出圈子,甚至是打入冷宫。所以,一个优秀的办公室主任,无不是战战兢兢,如履薄冰。
我有一个朋友,是一个单位办公室主任办公室副主任要具备哪些素质。他们领导我认识,不苟言笑,城府极深,性格怪癖,动辄骂人。而朋友却把领导哄的提溜乱转。我对比非常好奇,有一次喝酒的时候问他如何做到的。朋友酒后吐了真言。
一:要目光如炬。就是说眼睛里要有事,不能目光呆滞看不出眉眼高低办公室主任的特质。比如,领导一抬手,就明白要抽烟,马上递过火柴,领导一举足,就知道领导要上车,马上打开车门。当然,这不是什么奴才嘴脸,定义职业素养更为恰当。
二:要耳听八方。 办公室主任一般在领导隔壁或者是套间的外面办公,有呼叫器还好点,如果没有呼叫器,就要时刻竖起耳朵,保持警惕。因为粗门大嗓的领导很少,大部分领导说话声音都比较小,千万不要疏忽走神而漏过了领导的亲切召唤!当领导叫你三遍的时候,你还没有反应,挨批肯定是板上钉钉了办公室主任需要具备的素质。
三,要守口如瓶。办公室主任是领导的心腹,必然会接触很多公司人事、技术以及商务秘密,甚至领导个人隐私!嘴巴一定要严,千万不要口无遮拦办公室主任应该具备哪些素质呢。比如有人打听领导去哪儿了,即使是你一手操办,也要笑呵呵的回答:领导去哪里,怎么可能告诉我们这些小兵啊
四:要思虑精纯。办公室主任可以有猪的憨厚,但不能有猪的思想。所以,一定要善于思考办公室主任需要什么水平。不思考,工作就无法改进,不思考,错误就难以避免。绝对不能稀里糊涂,得过且过。管理上有句名言,人最大的愚蠢就是在同一个地方摔倒两次!
五:要心细如发。 一个出色的办公室主任最大的特点就是心细如发,关注细节。不要小觑细节,往往细节决定成败。很多能力突出的人之所以得不到重用,大多是败在了细节上办公室主任需要具备的素质。所以,粗粗拉拉,稀里马虎的人绝对不适合做办公室主任。
六:能出手迅速。一个好的办公室主任,光有眼疾还是不够的,手一定要快。如果比领导慢半拍,到底是你服务领导,还是领导为你服务?比如,你跟领导走到了门口,如果领导给你开门,估计你的仕途也就走到头了办公室主任应该具备的素质。
七:要腿脚勤快。办公室主任相当于领导和各部门之间的桥梁,会经常代表领导进行工作追踪,沟通联络,甚至是信息采集,对外交流,不能总是坐在办公室发号施令,所以腿脚一定要勤快办公室主任应该具备哪些素质呢。
八:要洁身自好。领导最忌讳的就是身边的人欺上瞒下,那样领导就成了瞎子聋子。这样的行为,任何领导都不会容忍。很多领导之所以犯了错误,办公室主任有时推波助澜,罪名就是没有管住身边工作人员。所以,想做好办公室主任,千万不要搞一些歪门邪道。否则,一旦被领导发现,绝对不敢再信任你。因为任何领导也不会拿自己前途开玩笑办公室主任需要具备的素质。
九:要唾面自干办公室主任应该具备的素质。在领导身边工作,受委屈是家常便饭,毕竟没几个领导宅心仁厚,宽宏大量。比如,领导心情不好,恰好你又犯了错误,必然会批评几句,甚至训斥辱骂也是司空见惯。所以,办公室主任一定要摆正心态,要像唐代娄师德一样做到唾面自干。受不了委屈,忍不了责骂,动辄跟陶渊明似的不为五斗米折腰,是做不了办公室主任的。
十:要小有文采。 办公室主任,免不了要写写画画,比如对外的请示报告,对内的决定通告,即使不用自己动笔,起码也要懂得润色修改。不能写的漏洞百出,语句不通办公室主任应具备的素质。所以,不学无术,文笔枯涩是做不好办公室主任。即使勉强应付,这也必定如坐针毡!
1、综合协调好外单位与本单位的关系,协调好本单位各部门与办公室的关系,协调好上下级的关系,协调好与单位中层的关系,协调好与单位领导层的关系。同时既要服务好单位领导层,又要服务好其他同事办公室主任应具备的基本素质。
2、办公室工作纷繁复杂,主任要注意抓住重点工作、热点工作、领导和群众关心的工作,还要熟悉会务,公文处理,对外接待和文件起草办公室主任需要具备的素质。
3、办公室主任长期在领导身边,注意口紧,不该说的不说,不该议论的不议论,保持与单位党组织的一致性。
体制内老司机认为,办公室主任被誉为的“大管家”,是领导的参谋和助手,负责多项具体管理工作和综合协调服务工作,是领导人的“耳目”和“腿手”办公室副主任要具备哪些素质。
根据自己多年的工作实践,我认为当好办公室主任,必须具备较强的素质和能力办公室主任的特质。概括起来主要有以下几个方面:
一、要有很高的政治素质。
办公室主任像领导的“小棉袄”,贴心靠背,经常按照领导的意图上传下达、沟通各方。特别是一些重要会议,要吸收办公室主任参加并负责做好会议记录;信访、档案等机密事项和材料,要由办公室主任牵头负责;外事活动、车辆和就餐安排等,也要由办公室主任具体组织;企业办公用品的购进、发放,以及职工福利待遇的落实,一般也要由办公室主任负责等。因此,从事办公室主任工作,要有很强的政治意识、保密意识、大局意识和群众观念办公室副主任要具备哪些素质。这就需要认真学习领会贯彻党的路线方针政策,紧密结合企业的实际,按照领导的意图和口径,以严谨细致的工作作风做好办公室工作,充分发挥参谋、助手作用,协助领导提高决策能力和执政水平,确保各项工作任务的圆满完成办公室主任需要具备的素质。
因而办公室主任要有超前意识,紧贴领导的思路,做到想领导之所想,谋领导之所虑,努力增强工作的主动性、预见性和创造性,以较高的政策理论素养和业务工作能力,为领导出谋划策、拾遗补缺,与领导“同频共振”,协调一致。要注重研究政策,吃透上级精神,搞好调查研究,了解本单位情况,切实当好领导的参谋和“耳目”。要认真研究领会组织意图和领导思路,围绕领导关心的重大问题进行广泛深入的调查研究,为领导决策提供真实情况和可靠依据。
二、要有较强的全局观念。
办公室主任身在机关,责在群众。因此,要牢固树立立党为公、执政为民的思想和情怀,胸怀全局,放眼群众,善于站在全局的高度,把工作的注意力集中在那些牵动全局、涉及企业长远利益的大事、要事上来,放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上来,做到知上、知下,知左、知右,知内、知外。既要了解面上的总体工作,又要了解近期的重点工作;既要了解上级和本单位领导的意见要求、工作意图,还要了解本单位的实际情况和干部职工的愿望和想法,善于从纷繁复杂的事务性工作中抓住重点,突破难点,出谋划策,创新发展。要增强服务理念,提高办事效率。
办公室是企业的综合办事机构,办公室主任的工作态度、讲话艺术、行为方式的好坏,直接关系到企业的形象。因此,一定要树立服务至上的理念,反对高高在上或目中无人的思想和作风,反对“领导就是我,我就是领导”的错误思想,谦虚谨慎,戒骄戒躁,和颜悦色,一视同仁,积极为基层服务,为兄弟部室服务,充分发挥各方面的积极性,为增强企业的整体合力,圆满完成上级下达的各项目标任务做出积极贡献。要善于协调配合,活血化淤,化解矛盾,消除隔阂,自觉做到协调不越位,服务不短腿,靠严谨扎实的工作取信于民,用公正无私的行为取得领导的充分信任。
三、要有娴熟的业务能力。
办公室主任权力集中,受人尊重,责任重大,任重道远。这就要求必须具有极强的业务工作能力。要以“想干事、会干事、能干事、干成事、不出事”为标准,认真学习文秘管理、档案管理、事务管理等方面的知识,办文符合上级要求,办会符合规定程序,办事做到使大多数人满意。特别是要自觉坚持廉洁自律、大公无私,时刻提醒自己不要“近水楼台先得月”,为一点蝇头小利而自毁前程。
办公室主任要全面加强自身修养,提高个人整体素质,努力达到领导信任、群众满意的目标要求。要明确自己的职责范围,用权不弄权,到位不越位,严格按照班子的意图和领导的要求开展工作。尤其是在允许办公室主任参政议政的情况下,不要自我炫耀,自认高人一等,随便将企业的秘密泄漏出去。要严守党的纪律,保守企业秘密,坚持原则,守口如瓶,办事公道,不以权谋私,认真履行自己的工作职责,正确处理好传递信息与下达命令的关系、综合服务与组织指挥的关系、意见建议与科学决策的关系等,种好自己的地,管好自己的人,多踏实工作,少指手画脚,发扬老黄牛精神,任劳任怨,无私奉献,求真务实,真抓实干,努力做好自己的本职工作。要帮忙不添乱,解难不添忧,服务不误事,吃苦不叫苦,尽心竭力地履行好自己担负的工作职责,充分发挥中枢神经的作用,力争做到上级满意、群众满意、个人满意。
刀把办公室办公桌摆放
刀把型办公室经理应坐在最里面,可设计二个办公区域,外间作为销售人员办公区或增加一个洽谈业务区域。“刀把部分”设计成主管部门负责人办公室,纵深部分分割一间经理办公室。这样分开办公层次分明,也不会造成混乱不堪的局面,同时经理室洽谈业务也不受影响。
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